Bijna driekwart van de verhuurders van vakantiewoningen biedt tegenwoordig zelfstandig inchecken aan. Maar waarom? Omdat het tijd bespaart voor zowel verhuurders als gasten. Jij (de verhuurder) hoeft niet met sleutels te wachten en je gasten voelen zich niet beschaamd of gestrest als ze te laat aankomen. In capsulehuizen werkt zelfstandig inchecken zelfs nog beter, omdat deze ontworpen zijn voor snelle, privé en eenvoudige verblijven.
Zelf inchecken bij een capsule house betekent simpelweg dat een gast een capsule house kan betreden en gebruiken zonder de gastheer/gastvrouw persoonlijk te ontmoeten. U (gastheer/gastvrouw) installeert een slim slot, een toetsenbord of een codesysteem, zodat gasten zelf de deur kunnen openen. Het proces omvat meestal het delen van de toegangscode of digitale sleutel vóór aankomst, samen met duidelijke instructies. Zo verlopen in- en uitchecken soepel zonder dat u hoeft te wachten.
In deze gids leest u de 5 stappen die u kunt volgen om een self-check-insysteem voor uw Airbnb-capsulehuis te creëren.
Stap 1: Breng de gastreis in kaart
Gasten doorlopen in principe een vast patroon van boeking tot aankomst tot uitchecken. De host moet daarom de reis van de gast stap voor stap in kaart brengen. Bijvoorbeeld: boeking → bericht vóór aankomst → inchecken → verblijf → bericht bij uitchecken. Als host moet je bepalen wanneer je elk bericht verstuurt. Je kunt een schema instellen zodat berichten altijd op het juiste moment worden verzonden. Je kunt ook routebeschrijvingen, parkeertips en informatie over rusttijden toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld parkeerinstructies geven en gasten herinneren aan de huisregels in hetzelfde bericht.
Standaardiseer alles zodat gasten consistente informatie krijgen. Het idee is dat je sjablonen kunt maken voor 'Welkom', 'Inchecken' en 'Uitchecken'.
Een ander idee is: het type code . Als uw capsule over betrouwbare wifi beschikt en u meerdere units beheert, kies dan voor een online slim slot (zodat u de codes direct kunt bijwerken). Maar als het netwerk instabiel is of er andere problemen zijn, gebruik dan offline codes met een tijdslimiet.
Let op: veel offline sloten genereren codes pas binnen 72 uur na het inchecken.
Als u offline codes kiest, moet u deze dus een paar dagen van tevoren aanmaken. Dit is vooral belangrijk als gasten lastminute boeken.
Kortom, stap 1 zou meer moeten gaan over het plannen van alles. Dit betekent dat je moet bepalen hoe en wanneer je communiceert, van boeking tot uitchecken. Door dit van tevoren te doen, blijft het proces soepel en schep je duidelijke verwachtingen voor je gasten.
Stap 2: Bereid de hardware en deurdetails voor
Nu is het tijd om zelf aan de slag te gaan. Als gastheer/gastvrouw controleer je de deur en het hang- en sluitwerk, zodat het slot past en goed werkt.
Kies eerst het juiste slot : een keypad- of RFID-smartlock. Zorg ervoor dat het slot op de deur van de capsule past. Veel capsuledeuren zijn gebogen of gemaakt van dik metaal, dus controleer of de montageplaat van het slot past. Als de deur erg dik is, hebt u een slot nodig dat geschikt is voor die dikte (sommige sloten vereisen een deurdikte van 1 tot 1 cm).
Kijk vervolgens naar de oriëntatie van het slot en de schoot . Sommige sloten zijn voor links- of rechtsdraaiende deuren. Je moet controleren in welke richting de deur opent. Meet ook de afstand tussen de schoot en het kozijn en de inbouwdiepte om er zeker van te zijn dat de nachtschoot volledig in het kozijn kan schuiven. Het is belangrijk om het hang- en sluitwerk te testen vóór de definitieve installatie. Je (de installateur) kunt de schoot tijdelijk vastschroeven om te controleren of de nachtschoot de sluitplaat goed raakt.
Dicht vervolgens de kabeldoorvoeren af en controleer de tochtstrips . Als u gaat boren of kabels aanlegt, dicht dan de openingen eromheen af zodat er geen regen of ongedierte naar binnen kan komen. Test ook de bestaande tochtstrips, met name die van de deur. Capsulehuizen staan namelijk meestal op onbeschutte locaties.
Houd ook rekening met het weer:
- Voor kustgebieden of vochtige klimaten: gebruik schroeven van roestvrij staal of messing om corrosie te voorkomen. Roestwerend bevestigingsmateriaal is een must, omdat zoute lucht metaal snel aantast.
- Voor zeer koude klimaten of kustgebieden: kies voor lithiumbatterijen in het slot (zie volgende stap) en een slot dat bestand is tegen weersinvloeden. De IP-classificatie of beschermingsgraad van het slot moet hoog zijn (IP65 of hoger) als het buiten of aan een open plek wordt gebruikt.
Maak een checklist van dit onderdeel, zodat u niets vergeet. Deze voorbereidende stap zorgt ervoor dat het slot bij de definitieve installatie meteen goed past.
Stap 3: Deurslot instellen en eerste codes
Nadat de hardware gereed is, is het tijd om het slot in te stellen. Jij (de host) zet de deur in de programmeermodus (door een combinatie zoals * + # ingedrukt te houden of door de app van de fabrikant te gebruiken).
De eerste code die u invoert, is de beheerders-/hoofdcode . Dit is uw eigen hoofdwachtwoord voor het slot. Kies een sterke code en schrijf deze op een veilige plek op (nooit als sticker op het slot!).
Voeg vervolgens gastcodes toe . Maak voor elke reservering een unieke code aan die gekoppeld is aan de data. Veel sloten bieden ook de mogelijkheid om een begin- en eindtijd in te stellen, zodat de code alleen geldig is tijdens het verblijf van de gast. Het is vooral belangrijk om de begin- en eindtijd van elke code exact in te stellen: de code wordt geactiveerd bij het inchecken en verloopt bij het uitchecken. Controleer bovendien of de klok op het slot correct is ingesteld en gesynchroniseerd is met uw tijdzone.
Test het slot nu grondig nadat de codes zijn ingesteld. Voer een gastcode in en open de deur, en sluit deze vervolgens weer. Open de deur ook vanaf de binnenkant. Zo weet u zeker dat de vergrendeling en het toetsenpaneel in beide richtingen soepel werken.
Plan ook voor noodgevallen met een lage stroomvoorziening . Veel sloten hebben een mechanisch sleutelgat dat verborgen zit onder een afdekplaatje. Noteer waar dit zit en houd de sleutel bij de hand. Sommige andere sloten hebben een "noodstroomaansluiting" onder het paneel. Bewaar daarom voor de zekerheid een kleine batterijclip of een 9V-batterij in je gereedschapskist.
Bewaar de hoofdcode tot slot veilig (gebruik een wachtwoordmanager of een afgesloten lade). Deel deze nooit met gasten of schoonmakers. Het doel van al deze tips is om altijd een back-up te hebben.
Hieronder ziet u een korte video waarin wordt getoond hoe u het deurslot op Glamni-capsulemodellen instelt.
Stap 4: Automatiseer de codelevering
Je kunt nu het delen van toegangsinformatie met gasten automatiseren. Zoals eerder vermeld, kun je geplande berichtsjablonen gebruiken om de code en instructies op het juiste moment te versturen. Plan bijvoorbeeld een e-mail of Airbnb-bericht 24-48 uur voor aankomst. Voeg in dat bericht de toegangscode, een kaartspeld of routebeschrijving, een eenvoudige check-inchecklist, parkeertips en een contactvenster toe (zoals 'beschikbaar van 8 tot 8 uur').
Een kort berichtje zou bijvoorbeeld kunnen zijn: "Hallo! Uw incheckcode is 1234. Hier is een link naar de kaart en instructies voor de deur. Stel gerust al uw vragen vóór 7 uur bij aankomst."
Experts zeggen: het is ideaal om de volledige incheckgids 24 uur voor aankomst te versturen. Zo hebben uw gasten de tijd om te lezen en vragen te stellen. Uw eerste bericht moet zo duidelijk mogelijk zijn. Bijvoorbeeld:
- Check-in: Code 1234 (geldig van 2 uur op 10 mei tot 11 uur op 15 mei)
- binnenkomst: Gebruik het toetsenbord bij de deur en draai vervolgens aan de knop.
- Parking: Gratis parkeren op straat in Elm St (geen vergunning nodig).
- Wi-Fi: SSID “GuestNet”, geef “sunnyday” door.
24 uur van tevoren krijgen gasten alles.
Je kunt ook 3-4 uur voor het inchecken een korte herinnering sturen. In dit korte bericht worden de code en de toegangsdeuren kort herhaald. Zo is de informatie actueel bij aankomst.
Als u meerdere capsule-units heeft, houd dan de codes zorgvuldig bij . Het is beter om een logboek bij te houden met de volgende gegevens: gastnaam, unitnummer, code en in- en uitchecktijden. Dit helpt u als er iets misgaat. Bijvoorbeeld: als een code niet werkt of een gast vertraging heeft, kunt u snel de betreffende code opzoeken en wijzigen.
Stap 5: Uitchecken en resetten
Sluit alles af wanneer gasten vertrekken. Bij het uitchecken moet de gastcode verlopen of worden verwijderd. Als je een platform zoals Airbnb gebruikt, gebeurt dit automatisch (standaard 30 minuten na het uitchecken). Maar als je zelf codes beheert, log dan in op het slot of de app en verwijder de code of voer een 'one-tap purge' uit om alle tijdelijke codes te wissen. Test de deur ook kort om te bevestigen dat deze nu alleen nog maar met mijn hoofdcode is vergrendeld.
Een belangrijke stap is het toepassen van goede beveiligingshygiëne . Wijzig uw beheerders-/hoofdwachtwoord volgens een vast schema (bijvoorbeeld elke 6 of 12 maanden). Dit voorkomt dat een oude toegangscode of een datalek nog geldig blijft. Veel hosts vergeten dit, maar de tip is: behandel het slot als elk ander beveiligingssysteem en wijzig de hoofd-PIN regelmatig.
Houd ook onderhoudsgegevens bij . Noteer wanneer u voor het laatst de batterijen hebt vervangen of als er een probleem met het slot was (zoals een vastgelopen grendel of een softwarefout). Bijvoorbeeld: als u een nieuwe lithiumbatterij hebt geplaatst, noteer dan de datum.
Ten slotte moet u een gereedschapskit voor deuren onderhouden . Deze bevindt zich op locatie in een kleine container.
Binnenin heb je:
- Reserve AA-batterijen (of welke batterij uw slot ook gebruikt)
- Een reserve-weerafdichting of afdichtingstape
- Extra schroeven, bouten en ankers voor het slot
- Een tweede toetsenbordeenheid (indien compatibel)
Met deze hulpmiddelen kunt u de meeste problemen binnen enkele minuten oplossen. Alle veiligheidsmaatregelen zorgen ervoor dat u 's nachts geen klusjesman hoeft te bellen.
Extra tips
Zorg er altijd voor dat de deur van de capsule goed verlicht is. Je kunt een bewegingssensorlamp boven de ingang installeren, zodat gasten 's nachts het toetsenbord kunnen zien.
Als u veel internationale gasten heeft, overweeg dan om basisinstructies in meerdere talen op te nemen. Een eenvoudige 'Hoe in te checken'-notitie in het Engels en de lokale dominante taal kan niet-moedertaalsprekers helpen.
Overweeg het gebruik van de handleiding van de capsule of een digitale gids. Dit helpt u om gedetailleerde informatie (wifi-wachtwoord, apparaatinstructies, nooduitgang) vooraf te delen. Gasten kunnen deze informatie op elk gewenst moment bekijken. U kunt de handleiding ook vermelden in de inchecknotities, zodat gasten deze ter plekke kunnen doornemen.
Probeer een kort welkomstberichtje (schriftelijk of digitaal) toe te voegen met iets persoonlijks. Zo laat je zien dat je om je gast geeft, zelfs als de check-in geautomatiseerd was.
Test de vergrendelings- en codestroom maandelijks of na een paar boekingen als een 'proefrun'.
U kunt een geprint vel of briefje op de koelkast achterlaten met noodcontacten: uw nummer, dat van een mede-gastheer, de lokale ambulance of een ander nummer. Hoewel het inchecken geautomatiseerd is, voelen gasten zich veilig omdat ze weten wie ze in geval van nood kunnen bellen.
Veelgestelde vragen
Bij aankomst is de wifi niet beschikbaar.
Als de wifi of het mobiele netwerk uitvalt wanneer uw gast arriveert, kan hij of zij mogelijk geen nieuwe code krijgen. Plan daarom vooruit door van tevoren offline codes met een beperkte tijd te genereren. Zorg er daarnaast voor dat u een reservesleutel bij de hand hebt en houd een noodplan bij de hand.
Hoe ga je om met meerdere rollen?
U moet voor elke functie een aparte code aanmaken. Bijvoorbeeld voor schoonmaakpersoneel en een andere voor onderhoudspersoneel. Deze codes zijn niet voor gasten. Sommige slimme sloten (of tools voor vastgoedbeheer) bieden zelfs de mogelijkheid om doorlopende codes speciaal voor personeel aan te maken. Stel deze codes ook zo in dat ze periodiek automatisch verlopen (vernieuw ze bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks voor de veiligheid).
Voor welke Glamni-capsulemodellen geldt deze handleiding?
Glamni capsulemodellen zoals de G50F en G70 volgen deze handleiding. Ze hebben dezelfde deurslotconfiguratie, enz. De exacte slotbevestiging kan per model verschillen, dus controleer altijd de specificaties van de deur. Vraag in ieder geval uw leverancier naar de aanbevolen slotopties voor uw model.
Conclusie
Zelf inchecken in een capsulehuis verloopt voor Airbnb-hosts soepel en naadloos wanneer elke stap goed gepland is. Door de gastreis in kaart te brengen, blijft de communicatie helder. Hosts die deze stappen volgen, maken het inchecken stressvrij voor gasten en ook eenvoudiger voor henzelf.
Als je van plan bent te investeren in een capsulehuis , kies er dan een die al moderne zelfbedieningscheck-in-systemen ondersteunt voor een probleemloze ervaring.
